Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

REKISTERINPITÄJÄ

JT-Line Oy (Y-tunnus: 0931236-9)
Vironkatu 3 d
00170 Helsinki

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Riina Lindell-Eränen
Vironkatu 3 d
00170 Helsinki
Puhelin: +358 10 205 1880
Sähköposti: riina.lindell@jt-line.fi

REKISTERIN NIMI

JT-Line Oy:n asiakasrekisteri

REKISTERÖIDYT

Henkilö on rekisteröitynyt JT-Line Oy:n asiakkaaksi pyytäessään tarjousta tilausristeilystä, tai tehdessään ryhmävarauksen vuoroalukseen. Rekisteriin on voinut liittyä myös osallistuessaan esim. messuilla arvontaan, ja antaessaan samalla suostumuksensa rekisteriin liittymisestä. Rekisterissä ovat myös sellaiset asiakkaamme, jotka ovat maksaneet tilaus- tai vuorovenematkansa laskulla. Verkkokaupassa ostoksia tehneiden asiakkaidemme tiedot tallentuvat verkkokaupan asiakasrekisteriin.

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoitus on JT-Line Oy:n palveluista kertominen, sekä asiakkaan tilausten arkistointi ja käsittely, sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää JT-Line Oy:n toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös JT-Line Oy:n omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

JT-Line Oy käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista siirretään yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan JT-Line Oy:n asiakassuhteen ylläpitämiseksi teknisten rajapintojen kautta.

JT-Line Oy:lla on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä joko rekisterinhoitajalle tai JT-Line Oy:n asiakaspalveluun (sähköpostitse info@jt-line.fi).

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot:
Henkilön etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Puhelinnumero

Asiakastiedot:
Tiedot asiakkaan pyytämistä tarjouksista sekä käsitellyistä tilauksista

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekistöityneellä on oikeus pyytää rekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjausta ilmoittamalla siitä joko rekisterinhoitajalle tai JT-Line Oy:n asiakaspalveluun (sähköpostitse info@jt-line.fi). Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään hänen pyynnöstään ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla kirjallisesti joko rekisterinhoitajalle tai JT-Line Oy:n asiakaspalveluun (sähköpostitse info@jt-line.fi).

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET:

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti: asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä tai asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta tai asiakkaalta itseltään hänen osallistuessa JT-Line Oy:n järjestämään arvontaan.

TIETOJEN LUOVUTUS:

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan JT-Line Oy:n käytössä, paitsi JT-Line Oy:n käyttäessä ulkopuolista palveluntarjoajaa yrityksen sähköposti- ja verkkosivupalveluiden tekniseen toteutukseen, kirjanpitoon ja verkkokaupan ylläpitoon. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta JT-Line Oy:n ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, paitsi lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole JT-Line Oy:n käyttämän palveluntarjoajan teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

JT-Line Oy:n käyttämän sähköposti- ja verkkosivupalvelimen toteuttaja ja ylläpitäjä: Planeetta Internet Oy
JT-Line Oy:n käyttämä kirjanpitotoimisto: Tilipalvelu Rantalainen Oy
JT-Line Oy:n käyttämän kirjanpito-ohjelmiston palveluntarjoaja: Netvisor, Visma Solutions Oy
JT-Line Oy:n verkkokaupan palveluntarjoaja: CRD-Systems Oy

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT:

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain JT-Linen omat työntekijät. Lisäksi  asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja yllä mainittujen palveluntarjoajien työntekijät. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Vaitiolovelvollisuus sitoo kaikkia asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA:

Säilytämme tarjouspyyntö- ja tilaustietoja sekä asiakaspalvelun yhteydessä kerättyjä tietoja 6 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin olet viimeisen kerran asioinut kanssamme. Säilytämme kaikki kirjanpitovelvoitteidemme noudattamiseksi tarpeelliset henkilötiedot 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin tiedot on kerätty. Arvontoihin osallistuneiden henkilötietoja säilytetään korkeintaan 2 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonta on järjestetty.

ASIAKASREKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:

Asiakastietoja ei pääsääntöisesti säilytetä manuaalisessa muodossa, mutta mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään JT-Line Oy:n toimitiloissa koodilukolla suljetussa kaapissa. Koodilukon tunnus on ainoastaan JT-Line Oy:n myyntipalvelun työntekijöiden tiedossa.

Asiakasrekisteri on tallennettu JT-Linen omiin ja yllämainittujen palveluntarjoajien ylläpitämiin ATK-järjestelmiin. ATK-järjestelmät on suojattu salasanoin ja teknisin ratkaisuin.

MUUTOKSET TÄHÄN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Rekisteri- ja tietosuojaselostetta päivitetään aina tarpeen vaatiessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste on nähtävillä verkkosivuillamme www.jt-line.fi. Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.